POLITICA PER LA TUTELA DEI DATI PERSONALI
INFORMATIVA
Fornita ai sensi dell'articolo 13, D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196
(Codice in materia di protezione dei dati personali)
In occasione della sottoscrizione della scheda di adesione alle iniziative promosse da Vicenza Qualità (con sede in Vicenza in Via E. Fermi n. 134 – Tel. 0444.994750 Fax 0444.994769 www.vicenzaqualita.org) vengono fornite dal nostro personale alcune informazioni relative sia all’attività ed ai servizi di Vicenza Qualità che al trattamento dei dati personali. Tali indicazioni “verbali”, per evidenti finalità di sintesi, si riferiscono agli aspetti principali del trattamento.
La presente informativa ha la finalità di informare nel dettaglio, anche ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) in merito a trattamenti di dati personali che Vicenza Qualità effettua, quale titolare del trattamento, nell’ambito dello svolgimento del rapporto contrattuale.
Vicenza Qualità è un’azienda speciale della Camera di Commercio di Vicenza che promuove nel mondo il “Made in Vicenza”. Vicenza Qualità accompagna le piccole e medie imprese del Vicentino nei processi di internazionalizzazione attraverso la partecipazione a fiere e mostre, la realizzazione di campagne di promozione e di pubblicità, la conduzione di ricerche di mercato mirate, l’organizzazione di missioni economiche, gli incontri tra operatori economici, la raccolta e diffusione di informazioni utili, lo svolgimento di seminari, workshop e convegni, l’assistenza e la consulenza alle imprese che voglio operare sui mercati esteri.
Vicenza Qualità disciplina il proprio operato e la propria attività sulla base di uno Statuto nell’ambito del quale sono indicate anche le finalità, l’ambito di rappresentanza e le modalità di funzionamento dell’azienda.
MODALITA’ DI RACCOLTA E NATURA DEI DATI
Vicenza Qualità viene a conoscenza dei dati relativi al partecipante all’evento, di regola, direttamente presso l’interessato in occasione della sottoscrizione della scheda di adesione, tuttavia tali dati potranno essere integrati da altri dati raccolti presso l’interessato in momenti successivi o presso Enti o organismi convenzionati (es. CCIAA, ICE) e archivi pubblici (es. Archivio Infocamere). Al fine di eseguire, nel permanere del rapporto contrattuale, specifici servizi agli interessati i dati potranno essere integrati con dati di eventuali collaboratori, familiari e/o dipendenti (le informazioni saranno raccolte di volta in volta sia direttamente presso l’interessato medesimo che presso registri pubblici, ad es. Camera di Commercio, Infocamere, Albi e Ruoli, ecc.).
Trattasi, solitamente, di dati personali, tuttavia, è possibile che per l’espletamento di alcuni servizi richiesti dall’interessato, Vicenza Qualità tratti dati “sensibili”, cioè dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale.
FINALITA’ DEL TRATTAMENTO
Le informazioni richieste nella scheda di adesione sono finalizzate essenzialmente ad identificare con la maggior precisione e correttezza possibile il cliente, l’attività svolta e, in generale, l’ambito di interesse al fine di permettere a Vicenza Qualità di offrire i servizi di assistenza e consulenza correlati all’instaurarsi del rapporto contrattuale. I dati contenuti nella scheda, come pure quelli eventualmente raccolti presso l’interessato o presso terzi in momenti successivi, saranno comunque trattati, in linea con le finalità statutarie, al fine di:
a) prestare ai clienti, sulla base delle necessità dagli stessi manifestate, assistenza diretta e consulenza per la partecipazione a fiere all’estero, workshop, seminari, missioni economiche ed ogni altro evento organizzato dall’azienda speciale;
b) studiare e realizzare, anche attraverso società e/consorzi partecipati o collegati, iniziative dirette alla promozione del “Made in Vicenza”;
c) sviluppare ogni iniziativa idonea o comunque mirata ad incrementare le relazioni commerciali con l’estero degli imprenditori berici;
d) gestire gli aspetti amministrativi e gli adempimenti conseguenti all’assolvimento da parte del titolare di obblighi contabili, fiscali e di legge;
e) inviare all’interessato aggiornamenti in merito alle nuove iniziative promosse da Vicenza Qualità.
MODALITA’ DI TRATTAMENTO
Il trattamento dei dati avverrà sempre e solo ad opera di personale specificatamente incaricato dal titolare (gli incarichi potranno interessare personale dipendente, professionisti e collaboratori con contratto a progetto ed avverranno, ove possibile, in considerazione di apposite e specifiche suddivisioni per ufficio di competenza) e potrà essere effettuato:
· in forma cartacea (in particolare per raccolta ed archiviazione scheda adesione, archiviazione copie documentazione relativa a pratiche espletate, redazione e archiviazione fotografie ed immagini relative ad iniziative ed incontri, stampe relative alle posizioni estrapolate da archivi informatizzati, stampa e archiviazione di documentazione relativa all’adempimento di obblighi contrattuali fiscali e di legge ricadenti in capo a Vicenza Qualità);
· in forma elettronica (in particolare la gestione dell’anagrafica, le prestazioni relative ad obblighi fiscali, contributivi ed amministrativi ricadenti in capo ai clienti, la memorizzazione dei messaggi inviati e ricevuti a mezzo posta elettronica, le immagini fotostatiche e/o le riprese video relative allo svolgimento delle diverse iniziative promosse da Vicenza Qualità). In alcuni casi il trattamento potrà avvenire anche secondo logiche automatizzate (ad esempio la selezione dei recapiti degli interessati per l’invio della corrispondenza -cartacea, informatico-telematica o a mezzo telefax o SMS, o altri sistemi di comunicazione- selezione mirata a garantire un invio funzionale alle esigenze dei clienti, la gestione dell’eventuale fatturazione, la selezione dei clienti per la segnalazione di determinate manifestazioni, l’organizzazione e la selezione dei dati conseguenti al processo di memorizzazione dei contatti avvenuti con i clienti).
NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI
I dati richiesti in occasione della sottoscrizione della scheda di adesione ad un’iniziativa devono essere obbligatoriamente forniti dagli interessati (pena l’impossibilità per Vicenza Qualità di gestire con correttezza il rapporto contrattuale e quindi con conseguente impossibilità di instaurarlo). Vicenza Qualità attiva, nell’ambito delle proprie finalità istituzionali, servizi ed iniziative per le quali sarà di volta in volta illustrata all’interessato la natura obbligatoria o meno di alcuni o tutti i dati richiesti. Resta peraltro ferma la possibilità dell’interessato, oltre ai diritti di cui all’apposita sezione della presente informativa, di conoscere in ogni momento e nel dettaglio anche la natura obbligatoria o meno di ogni singolo conferimento.
La necessità del titolare di garantire aggiornamento e correttezza nel trattamento dei dati personali rende parimenti necessario un preciso impegno in capo all’interessato affinché sia garantita la tempestiva comunicazione di eventuali variazioni dei dati forniti.
AMBITO DI COMUNICAZIONE E/O DIFFUSIONE
I dati trattati possono essere comunicati alla CCIAA di Vicenza, all’Istituto nazionale per il Commercio Estero, ad altre aziende speciali, ad enti fieristici, nonché ad uffici della pubblica amministrazione; ad enti ed organismi pubblici e privati, agli istituti di credito, a società di trasporto, nonché a professionisti (quali consulenti commerciali, amministrativi e legali).
Nell’ambito dell’attività di consulenza ed assistenza Vicenza Qualità potrà comunicare ad enti pubblici quei dati personali che si rivelino necessarie e/o utili per l’espletamento di particolari pratiche volte a soddisfare una richiesta dell’interessato o per l’organizzazione di iniziative promosse cui l’interessato aderisce. Alcuni dati personali potranno altresì essere oggetto di comunicazione ad imprese e società di recupero crediti.
In relazione allo svolgimento di specifiche iniziative (per le quali l’azienda speciale riscontri la necessità e/o l’opportunità di fornire una idonea pubblica informativa o un’informazione mirata) alcuni dati (in particolare fotografie o filmati ritraenti l’iniziativa e/o i dati identificativi dei partecipanti) potranno essere diffusi a mezzo organi di stampa sia generale che di categoria, televisione, internet, e sistemi di comunicazione vari (es. volantinaggio, cartellonistica, ecc.).
Viene in ogni caso assicurato agli interessati il godimento dei diritti di cui all’articolo 7 e seguenti del D.Lgs. 196/2003.
ARTICOLO 7
DIRITTI DELL’INTERESSATO
(estratto del D.Lgs. 196/03 relativo ai diritti dell’interessato ed alle relative modalità di esercizio)
Art. 7 (Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti)
1. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
2. L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione:
a) dell'origine dei dati personali;
b) delle finalità e modalità del trattamento;
c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2;
e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
3. L'interessato ha diritto di ottenere:
a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
4. L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.
Art. 8 (Esercizio dei diritti)
1. I diritti di cui all'articolo 7 sono esercitati con richiesta rivolta senza formalità al titolare o al responsabile, anche per il tramite di un incaricato, alla quale è fornito idoneo riscontro senza ritardo.
2. I diritti di cui all'articolo 7 non possono essere esercitati con richiesta al titolare o al responsabile o con ricorso ai sensi dell'articolo 145, se i trattamenti di dati personali sono effettuati:
a) in base alle disposizioni del decreto-legge 3 maggio 1991, n. 143, convertito, con modificazioni, dalla legge 5 luglio 1991, n. 197, e successive modificazioni, in materia di riciclaggio;
b) in base alle disposizioni del decreto-legge 31 dicembre 1991, n. 419, convertito, con modificazioni, dalla legge 18 febbraio 1992, n. 172, e successive modificazioni, in materia di sostegno alle vittime di richieste estorsive;
c) da Commissioni parlamentari d'inchiesta istituite ai sensi dell'articolo 82 della Costituzione;
d) da un soggetto pubblico, diverso dagli enti pubblici economici, in base ad espressa disposizione di legge, per esclusive finalità inerenti alla politica monetaria e valutaria, al sistema dei pagamenti, al controllo degli intermediari e dei mercati creditizi e finanziari, nonché alla tutela della loro stabilità;
e) ai sensi dell'articolo 24, comma 1, lettera f), limitatamente al periodo durante il quale potrebbe derivarne un pregiudizio effettivo e concreto per lo svolgimento delle investigazioni difensive o per l'esercizio del diritto in sede giudiziaria;
f) da fornitori di servizi di comunicazione elettronica accessibili al pubblico relativamente a comunicazioni telefoniche in entrata, salvo che possa derivarne un pregiudizio effettivo e concreto per lo svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000, n. 397;
g) per ragioni di giustizia, presso uffici giudiziari di ogni ordine e grado o il Consiglio superiore della magistratura o altri organi di autogoverno o il Ministero della giustizia;
h) ai sensi dell'articolo 53, fermo restando quanto previsto dalla legge 1° aprile 1981, n. 121.
3. Il Garante, anche su segnalazione dell'interessato, nei casi di cui al comma 2, lettere a), b), d), e) ed f), provvede nei modi di cui agli articoli 157, 158 e 159 e, nei casi di cui alle lettere c), g) ed h) del medesimo comma, provvede nei modi di cui all'articolo 160.
4. L'esercizio dei diritti di cui all'articolo 7, quando non riguarda dati di carattere oggettivo, può avere luogo salvo che concerna la rettificazione o l'integrazione di dati personali di tipo valutativo, relativi a giudizi, opinioni o ad altri apprezzamenti di tipo soggettivo, nonché l'indicazione di condotte da tenersi o di decisioni in via di assunzione da parte del titolare del trattamento.
Art. 9 (Modalità di esercizio)
1. La richiesta rivolta al titolare o al responsabile può essere trasmessa anche mediante lettera raccomandata, telefax o posta elettronica. Il Garante può individuare altro idoneo sistema in riferimento a nuove soluzioni tecnologiche. Quando riguarda l'esercizio dei diritti di cui all'articolo 7, commi 1 e 2, la richiesta può essere formulata anche oralmente e in tal caso è annotata sinteticamente a cura dell'incaricato o del responsabile.
2. Nell'esercizio dei diritti di cui all'articolo 7 l'interessato può conferire, per iscritto, delega o procura a persone fisiche, enti, associazioni od organismi. L'interessato può, altresì, farsi assistere da una persona di fiducia.
3. I diritti di cui all'articolo 7 riferiti a dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio, o agisce a tutela dell'interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione.
4. L'identità dell'interessato è verificata sulla base di idonei elementi di valutazione, anche mediante atti o documenti disponibili o esibizione o allegazione di copia di un documento di riconoscimento. La persona che agisce per conto dell'interessato esibisce o allega copia della procura, ovvero della delega sottoscritta in presenza di un incaricato o sottoscritta e presentata unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di riconoscimento dell'interessato. Se l'interessato è una persona giuridica, un ente o un'associazione, la richiesta è avanzata dalla persona fisica legittimata in base ai rispettivi statuti od ordinamenti.
5. La richiesta di cui all'articolo 7, commi 1 e 2, è formulata liberamente e senza costrizioni e può essere rinnovata, salva l'esistenza di giustificati motivi, con intervallo non minore di novanta giorni.
Art. 10 (Riscontro all'interessato)
1. Per garantire l'effettivo esercizio dei diritti di cui all'articolo 7 il titolare del trattamento è tenuto ad adottare idonee misure volte, in particolare:
a) ad agevolare l'accesso ai dati personali da parte dell'interessato, anche attraverso l'impiego di appositi programmi per elaboratore finalizzati ad un'accurata selezione dei dati che riguardano singoli interessati identificati o identificabili;
b) a semplificare le modalità e a ridurre i tempi per il riscontro al richiedente, anche nell'ambito di uffici o servizi preposti alle relazioni con il pubblico.
2. I dati sono estratti a cura del responsabile o degli incaricati e possono essere comunicati al richiedente anche oralmente, ovvero offerti in visione mediante strumenti elettronici, sempre che in tali casi la comprensione dei dati sia agevole, considerata anche la qualità e la quantità delle informazioni. Se vi è richiesta, si provvede alla trasposizione dei dati su supporto cartaceo o informatico, ovvero alla loro trasmissione per via telematica.
3. Salvo che la richiesta sia riferita ad un particolare trattamento o a specifici dati personali o categorie di dati personali, il riscontro all'interessato comprende tutti i dati personali che riguardano l'interessato comunque trattati dal titolare. Se la richiesta è rivolta ad un esercente una professione sanitaria o ad un organismo sanitario si osserva la disposizione di cui all'articolo 84, comma 1.
4. Quando l'estrazione dei dati risulta particolarmente difficoltosa il riscontro alla richiesta dell'interessato può avvenire anche attraverso l'esibizione o la consegna in copia di atti e documenti contenenti i dati personali richiesti.
5. Il diritto di ottenere la comunicazione in forma intelligibile dei dati non riguarda dati personali relativi a terzi, salvo che la scomposizione dei dati trattati o la privazione di alcuni elementi renda incomprensibili i dati personali relativi all'interessato.
6. La comunicazione dei dati è effettuata in forma intelligibile anche attraverso l'utilizzo di una grafia comprensibile. In caso di comunicazione di codici o sigle sono forniti, anche mediante gli incaricati, i parametri per la comprensione del relativo significato.
7. Quando, a seguito della richiesta di cui all'articolo 7, commi 1 e 2, lettere a), b) e c) non risulta confermata l'esistenza di dati che riguardano l'interessato, può essere chiesto un contributo spese non eccedente i costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata nel caso specifico.
8. Il contributo di cui al comma 7 non può comunque superare l'importo determinato dal Garante con provvedimento di carattere generale, che può individuarlo forfettariamente in relazione al caso in cui i dati sono trattati con strumenti elettronici e la risposta è fornita oralmente. Con il medesimo provvedimento il Garante può prevedere che il contributo possa essere chiesto quando i dati personali figurano su uno speciale supporto del quale è richiesta specificamente la riproduzione, oppure quando, presso uno o più titolari, si determina un notevole impiego di mezzi in relazione alla complessità o all'entità delle richieste ed è confermata l'esistenza di dati che riguardano l'interessato.
9. Il contributo di cui ai commi 7 e 8 è corrisposto anche mediante versamento postale o bancario, ovvero mediante carta di pagamento o di credito, ove possibile all'atto della ricezione del riscontro e comunque non oltre quindici giorni da tale riscontro.
